Coördinator per ‘discipline’ afspreken?

Komen tot concrete afspraken en taakverdeling i.v.m. en/of maken van aparte werkgroepen rond:

Financies

Wat zijn de inkomsten?

• eigen inkomsten/eigen kas/spaargeld subsidies via eigen koepel?
• subsidies via gemeente, provincie, ...
• subsidies via Vlaamse Gemeenschap?
• subsidies via 11-daagse Vlaanderen-Europa

• voorwaarden goed navragen!
  soms slechts beperkte data om aan te vragen! 

Sponsoring

• via plaatselijke handelaars, banken, ...
• wat vragen ze ‘in return’?
  • sponsoren ze met geld, giften of een deel van de organisatie
    (b.v. drukwerk, bloemen of planten, ...)

Verkoop

Kaarten

• inkom voor de singers: +/- 6 tot 8,5 euro
• korting voor + 65j? Soms gevraagd door ministerie!
• familiekaarten, groepsticketten, ...
• korting voor voorverkoop, leden, ...?
• steunkaarten?
• worden leden ‘verplicht’ om een aantal kaarten te verkopen?

ZORG VOOR EEN ACTIEVE KAARTENVERKOOP!

Programmaboekjes

Drank/eten voor of na concert

Wat zijn de uitgaven?

Kosten voor de Bob Boon Singers

• Uitkoopsom (1650 euro in 2009)- informeer naar de juiste uitkoopsom
• Geen extra kosten voor verplaatsing in België (inbegrepen)
• Extra geluidsversterking voorzien bij openluchtconcert
• Extra podium voorzien (telkens overleggen met de groep)
• Drank (en broodjes?)
• Attentie voor dirigent/koor/lezer/voorzitter/...?

De Bob Boon Singers zorgen zelf voor: begeleidingsinstrument, professionele geluidsinstallatie en belichting (indien niet in openlucht of bv sporthal)

Kosten voor de zaal

• huur
• drank af te nemen van de zaal?
• extra personeel (b.v. technicus)
• extra podium? (minimum: 7 op 4)
• energiekosten inbegrepen?
• voldoende stroom?
• belichting?
• extra stoelen/tafels?
• Sabam: informeer u bij www.sabam.be

Promotie

• (u krijgt volgens contract gratis een basispakket - affiches en programmaboekjes - in Bob Boon Singers huisstijl)
• drukwerk van affiches, kaarten, folders, ... andere promotiekanalen?
• zegels/omslagen persoonlijke uitnodigingen
• Promotie hoe?
  
  • via folders, affiches, persoonlijke uitnodiging, ...
  • via media: (plaatselijke) kranten, (regionale) radio-TV, parochieblad...
  • via leden: mondeling, (verplichte) kaartenverkoop via sponsors: handelaars, ...

Versiering

• bloemen/planten huren, kopen, ...
• Verzekering tegen derden (goederen?)

Administratie

• wie is verslaggever? Maakt de takenlijsten, ...
• hoe/waar vermelden van sponsors, subsidiërende instanties?
• wie ontwerpt: affiches, (steun-inkom)kaarten, folders
• wie neemt contact op met subsidiërende instanties, Sabam, ... en vult de nodige administratie in?
• wie coördineert de kaartenverkoop: bijhouden wie welke kaarten gekregen heeft én afrekenen, telefonische reservaties, ...
• wie coördineert de uitnodigingen: maakt lijst, zoekt adressen, stuurt uitnodigingen op, ...

Contactpersoon Bob Boon Singers

Graag één contactpersoon:

• die zorgt voor een getekend contract
• die de nodige documenten/gegevens bezorgt aan de groep
• die doorgeeft aan de desbetreffende verantwoordelijken vanwege de inrichters wat de wensen van de singers zijn.

Contract nakijken

• Zijn wij in orde met alle ‘wensen’ van de groep?
  • vb. een podium van 6 bij 8 meter
  • een reisplannetje of wegbeschrijving
  • omkleedruimte met slot, toilet
  • water en glazen, koffie en/of thee
  • eventueel eenvoudige broodmaaltijd (broodjes) in de omkleedruimte
  • parkeerruimte voor een zestal wagens
  • extra geluidsversterking in geval van een openluchtconcert
  • het doorgeven van een noodtelefoon (voor de singers) ‘deuren open’ ten vroegste 1/2 u voor aanvang concert podium/zaal vrij voor singers van 2u tot 1/2u voor aanvang concert
• Eventueel contacteren van de groep voor meer duidelijkheid of concretere afspraken,
  • vb. hebben de inrichters meer info nodig b.v. een foto van de groep?
  • uur van aankomst van de groep / geluidstechicus
  • parkeerruimte oké?
  • is bijkomende belichting nodig/wenselijk/haalbaar?
  • is bijkomende geluidsversterking nodig/wenselijk?
  • is er geen misviering/andere activiteit, ... voor het concert?

Zaal

Versiering

• eigen materiaal: vlaggen, promotie, ...
• planten en bloemen, ... (sponsoring plaatselijke bloemist?)
• anderen ...?

Schikking

• zitten aan tafels met stoelen?
• Gewoon stoelen in rijen?
• extra stoelen/tafels bijzetten/huren, ...